Jak přejít z Excelu do CRM bez ztráty dat
Tabulka není špatně — jen jednou přestane stačit. Tři signály, že ten den nastal, příprava CSV, co netahat s sebou a co udělat první týden po importu.
Excel je nejrozšířenější CRM na světě — a pro začátek úplně stačí. Tenhle článek není o tom, že tabulka je špatně. Je o tom, jak poznat den, kdy přestala stačit, a jak z ní přejít do CRM, aniž byste cokoli ztratili.
Tři signály, že tabulka přestala stačit
První: přestali jste ji otevírat. Data v ní jsou, ale nikdo se na ně nedívá — tabulka se stala hřbitovem kontaktů. Druhý: pracuje s ní víc lidí a existuje víc verzí — finální, finální2 a finální-opravdu. Třetí: potřebujete, aby vás data sama upozornila — na termín, na obnovu, na slib — a tabulka to z principu neumí.
Příprava dat: hodina, která se vrátí
Základní pravidlo: jeden řádek = jeden člověk nebo jedna firma. Sjednotit sloupce (jméno, firma, e-mail, telefon, poznámka), rozdělit sloučené buňky, smazat prázdné řádky. Pak uložit jako CSV v kódování UTF-8 — to je formát, který přečte každé CRM včetně Lemnia, a UTF-8 zaručí, že háčky a čárky přežijí cestu.
Co netahat s sebou
Migrace je vzácná příležitost k úklidu. Kontakty, o kterých nikdo neví, kdo to je, duplicity a deset let staré adresy nechte v tabulce — kdykoli je můžete doimportovat později. Do nového systému patří živí a nadějní: stávající zákazníci a poptávky, které stojí za připomenutí.
První týden po importu
Import je začátek, ne cíl. Hodnota vzniká v prvním týdnu: projděte dvacet nejdůležitějších zákazníků a každému dejte datum a důvod dalšího kroku. Tím se z databáze stane paměť — systém, který se vám začne sám ozývat. Bez tohoto kroku jste jen přestěhovali hřbitov.
Nejčastější chyby
Snažit se přenést všechno najednou a dokonale (měsíc příprav, nula výsledků). Nechat běžet tabulku i CRM zároveň (dvě verze pravdy — vyberte si jednu). A odkládat migraci na klidnější období, které nikdy nepřijde — odpoledne stačí.
V Lemniu naimportujete CSV během pár minut a free verze (100 firem a 200 kontaktů napořád) na první migraci bohatě stačí — začněte zdarma.
A jestli se do CSV pouštět nechcete, převedeme vám data ručně a zdarma — pošlete nám tabulku na [email protected] a zbytek uděláme s vámi.